Dokumentace, která přežije odchod klíčového člověka
V hodně firmách funguje IT hlavně díky tomu, že jeden člověk má všechno v hlavě. Funguje to, dokud ten člověk neodejde na dovolenou, k jinému zaměstnavateli, nebo prostě nezvedne telefon. Zdokumentuji, jak vaše IT skutečně funguje - ne jak by mělo podle schématu z roku 2019.
V čem je problém
Spousta menších a středních firem provozuje kritickou infrastrukturu na základě znalostí jednoho nebo dvou lidí. Kam vede přístup k serveru, proč je nastavené zrovna tohle pravidlo na firewallu, co se stane, když spadne konkrétní služba - to všechno ví jeden člověk, a nikde jinde to napsané není.
Dokud ten člověk ve firmě je, nikomu to nevadí. Problém přijde ve chvíli, kdy odejde - na nemocenskou, k jinému zaměstnavateli, nebo se s ním firma rozejde ve sporu. V tu chvíli se ukáže, že znalost odešla s ním a firma neví, jak vlastní systémy fungují.
Kde se to nejvíc podepíše
Chybějící dokumentace se v praxi projeví hlavně v těchto situacích:
- Odchod klíčového člověka. Ať plánovaný, nebo náhlý - nový člověk se propracovává k pochopení systému týdny místo dní.
- Výměna IT dodavatele. Nový dodavatel nemá odkud vycházet a první měsíce jen zjišťuje, co vlastně spravuje.
- Výpadek uprostřed noci. Nikdo jiný neví, jak systém restartovat nebo kam se dívat, a čeká se, až se ozve ten jediný, kdo to ví.
- Bezpečnostní audit. Auditor se ptá na architekturu a přístupová práva a odpověď zní „to musíme dohledat".
- Plánovaná změna nebo migrace. Nikdo si netroufne nic upravit, protože nikdo přesně neví, co všechno je propojené.
Dokumentace není formalita pro auditora. Je to pojistka proti tomu, aby firma byla rukojmím jednoho člověka - ať už z dobré vůle, nebo ne.
Jak postupuji
Mapování prostředí
Projdu infrastrukturu, přístupy, propojení mezi systémy a klíčové provozní procesy - typicky formou rozhovorů s lidmi, kteří to dnes provozují.
Strukturovaná dokumentace
Sepíšu, co kde běží, jak na sebe systémy navazují, kdo má k čemu přístup a co dělat v případě výpadku - srozumitelně, ne jako technický výpis pro zasvěcené.
Předání znalostí
Pokud odchází konkrétní člověk, zorganizuji předávací rozhovory tak, aby se zachytilo i to, co by se do dokumentu samo nedostalo.
Proces pro aktualizaci
Nastavím jednoduchý postup, jak dokumentaci udržovat aktuální při každé větší změně - aby práce nevyšla vniveč za rok.
Co z toho máte
- Infrastrukturu nezávislou na jednom člověku - nový kolega nebo dodavatel se zorientuje v řádu dní, ne týdnů.
- Podklad pro audit, který je hotový předem, ne narychlo den před kontrolou.
- Rychlejší reakci na výpadek, protože postup řešení je napsaný, ne jen v hlavě jednoho člověka.
- Klid při personálních změnách - odchod klíčového člověka přestane být provozním rizikem.
Kdy to dává smysl
- Klíčový člověk v IT plánuje odejít, nebo o odchodu uvažujete vy sami.
- Chystáte se měnit IT dodavatele nebo přebírat správu interně.
- Blíží se bezpečnostní audit a dokumentace chybí nebo je zastaralá.
- Firma roste a spoléhání na jednoho člověka přestává být udržitelné.
Časté otázky
Náš admin odchází za měsíc. Stihneme to?
Záleží na rozsahu prostředí, ale čím dřív začneme, tím víc se stihne zachytit přímo od něj - to je nenahraditelné. I částečná dokumentace je lepší než žádná.
Nemáme žádnou existující dokumentaci, začínáme od nuly. Vadí to?
Ne, to je běžná výchozí situace. Dokumentace se dá postavit i jen z rozhovorů s lidmi, kteří systém provozují, a z prozkoumání infrastruktury.
Kdo bude dokumentaci dál udržovat aktuální?
Ideálně váš tým - proto je součástí i nastavení jednoduchého procesu, jak dokumentaci aktualizovat při každé větší změně, ne jen jednorázový dokument, který za rok zastará.
V jakém formátu dokumentaci dostaneme?
Podle toho, co firma reálně používá a bude udržovat - typicky strukturovaný textový formát nebo wiki, ne uzavřený formát vázaný na jeden nástroj.
Odchází vám klíčový člověk?
Půl hodiny nezávazně. Řekneme si, co je potřeba zachytit nejdřív a kolik času na to reálně máte.
Domluvit nezávaznou konzultaci →